Konsep Dasar Audit Manajemen

Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi aktual (bukti-bukti) dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian serta penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas nilai manfaat.

Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang berkepentingan.

Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit internal dan audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor internal yang juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan. Hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit yang dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar kriteria tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu.

Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara keseluruhan untuk menilai usur-unsur manajemen apakah telah direncanakan, dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan benar sehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost, delivery, safety, morale, environment) secara efektif dan efisien.

Pengertian manajemen audit tersirat dalam definisi kalangan akademisi. Berikut beberapa definisi menurut Holmes dan Overmyer (1975) :

“The management audit means the examination and evaluation of all information gathering functions and all phases of management functions and activities, in order to ascertain if operating are conducted in a effective and efficient manner.”

Sedangkan American Institute of Certified Public Accountant / AICPA :

“Management audit is a systematic review of an organization’s activities or of a stipulated segment of them, in relation to specified objectives for the purpose of :

·         assesing performance

·         identifying opportunities for improvement

·         developing recommendations for improvement or further action”

Audit manajemen merupakan instrumen bagi manajemen puncak untuk membantunya dalam pemastian pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

1.      Tujuan Audit Manajemen

Menurut Hamilton (1986:1) tujuan dari management audit secara keseluruhan adl utk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas dari organisasi. Evaluasi ini bisa dilakukan pada perusahaan secara keseluruhan atau dibatasi pada lingkup departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi. Evaluasi terhadap kinerja perusahaan ini dilakukan terhadap standar yg dibuat oleh manajemen atas dan pada saat yg sama digunakan utk menilai keefektifan dari standar-standar dan kebijakan-kebijakan tersebut.

Ramanathan (1990:300) mengatakan bahwa management audit berkaitan dgn audit efisiensi dimana tujuan utama dari audit efisiensi ini adl utk memastikan bahwa tiap unit mata uang diinvestasikan dalam modal atau tempat lain yg memberikan pengembalian yg optimum dan bahwa perencanaan investasi antara berbagai fungsi dan aspek yg berbeda dirancang utk memberikan hasil yg optimum.

Tujuan management audit menurut Agoes (1996:173) adl sebagai berikut :

a)      Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.

b)      Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia mesin dana harta lainnya) yg dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

c)      Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yg telah ditetapkan oleh top management.

d)     Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yg terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Siagian (2001:13) mengatakan bahwa kalangan manajemen menunjukkan sambutan terhadap perkembangan management audit krn jika digunakan dgn tepat maka management audit bisa memberi manfaat yg besar yaitu:

a)      Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan kegiatan operasional dalam perusahaan yg tak memberikan kontribusi dalam perolehan keuntungan.

b)      Membantu manajemen dalam peningkatan produktifitas kerja dari berbagai komponen organisasi.

c)      Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan hambatan dan kendala yg dihadapi dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan mengambil langkah strategik utk mengatasi dan menghilangkannya.

d)     Memantapkan penerapan pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi.

e)      Memungkinkan manajemen pada berbagai tingkat menentukan strategi yg tepat.

f)       Membantu manajemen merumuskan pedoman teknis operasional bagi para pelaksana berbagai kegiatan dalam perusahaan yg akan membantu para tenaga kerja operasional melakukan kegiatan masing-masing dgn tingkat efisiensi dan efektifitas yg lbh tinggi.

g)      Mengidentifikasikan dgn tepat berbagai masalah dan tantangan yg dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia.

h)      Membantu manajemen menilai perilaku bawahan dalam menyediakan informasi bagi pimpinan sesuai dgn kebutuhan pimpinan pada berbagai hierarki perusahaan.

Berikut adl beberapa manfaat management audit menurut Tunggal (2003:14) yaitu:

a)      Memberi informasi operasi yg relevan dan tepat waktu utk pengambilan keputusan.

b)      Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan laporan-laporan dan pengendalian.

c)      Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yg ditetapkan rencana-rencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.

d)     Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini utk menentukan tindakan preventif yg akan diambil.

e)      Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.

f)       Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yg telah ditetapkan.

g)      Menyediakan tempat pelatihan utk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.

Apabila management audit dilakukan secara berkala maka management audit bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian management audit merupakan alat manajemen yg membantu manajemen dalam mencapai tujuan krn tindakan korektif dapat dilakukan utk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas.

2.      Jenis Audit Manajemen

Arens dan Loebbecke (2000:756) mengelompokkan management audit menjadi 3 jenis yaitu functional organizational dan special assignment. Berikut penjelasan dari masing-masing jenis tersebut :

1.      Functional. Functional audit berkaitan dgn satu atau lbh fungsi didalam organisasi. Keuntungan dari functional audit adl diperbolehkan ada spesialisasi oleh auditor. Auditor dalam staff internal audit  bisa sangat ahli dalam sebuah bidang misal fungsi production engineering. Mereka bisa secara efisisen menghabiskan waktu mereka utk mengevaluasi fungsi-fungsi yg berkaitan. Fungsi production engineering berkaitan dgn fungsi manufacturing dan fungsi-fungsi lain dalam organisasi.

2.      Organizational. Organizational audit dalam sebuah organisasi berkaitan dgn seluruh unit organisasi seperti departemen cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam organizational audit adl seberapa efektif dan efisien fungsi-fungsi tersebut berinteraksi. Perencanaan organisasi dan metode-metode utk mengkoordinasi aktivitas-aktivitas yg ada sangat penting dalam tipe audit ini.

3.      Special Assignment. Dalam operational auditing special assignment biasa muncul krn permintaan manajemen. Jenis audit tipe ini cukup luas. Sebagai contoh menentukan penyebab tak efektif sistem IT investigasi terhadap kemungkinan ada fraud dalam sebuah divisi dan pemberian rekomendasi utk menurunkan harga pokok produksi.

Menurut Sayle (1988:21) management audit dikelompokkan menjadi tiga jenis sesuai dgn keragaman departemen mereka dan ruang lingkup sebagai berikut :

1.      Internal Audit. Management audit ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau departemen yg bersangkutan dgn sistem-sistem prosedur-prosedur atau fasilitas-fasilitas. Auditor yg mengerjakan dapat dari perusahaan mereka sendiri (internal auditor) atau dgn menggaji auditor dari luar perusahaan (external auditor). Internal audit merupakan teknik dimana manajemen dapat merasakan masalah mereka sendiri dan menilai kinerja organisasi kebutuhan titik kekuatan dan kelemahannya. Disebutkan bahwa self audit merupakan bagian dari internal audit yg dilakukan oleh individual dalam sistem mereka sendiri prosedur-prosedur dan fasilitas-fasilitas agar dapat menilai kinerja kebutuhan kekuatan dan kelemahannya.

2.      External audit. Management audit ini dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok mereka atau sub pemasok. Auditor dapat dari auditor internal maupun auditor eksternal. Management audit dikerjakan utk menilai status kontrak atau perjanjian yg dibuat perusahaan pemasok atau sub pemasok utk menentukan keadaan perusahaan atas barang yg akan diterima sesuai dgn yg dibayarkannya.

3.      Extrinsic Audit Management audit ini dilakukan oleh pelanggan atau badan-badan yg berkaitan dgn peraturan atau suatu agen inspeksi. Audit ini meliputi pelanggan dari perusahaan-perusahaan pemasok dan sub pemasok.

Berkaitan dgn keterangan diatas maka management audit yg dilakukan pada fungsi pembelian termasuk dari jenis internal audit.

3.      Ruang Lingkup dan Tujuan Audit

Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Sedangkan yang menjadi sasaran dalam audit manajemen adalah kegiatan, aktivitas, program dan bidang-bidang dalam perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/peningkatan, baik dari segi ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Ada 3 (tiga) elemen pokok dalam tujuan audit:

a)      Kriteria
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

b)      Penyebab
Penyebab merupakan tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

c)       Akibat (effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan criteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terslenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

4.      Prinsip Dasar Audit

a.       Audit dititikberatkan pada objek audit yang mempunyai peluang untuk diperbaiki

b.      Prasyarat Penilaian terhadap kegiatan objek audit

c.       Pengungkapan dalam laporan adanya temuan-temuan yang bersifat positif

d.      Identifikasi individu yang bertanggungjawab terhadap kekurangan-kekurangan yang terjadi.

e.       Penentuan tindakan terhadap petugas yang seharusnya bertanggung jawab

f.       Pelanggaran hokum

g.      Penyelidikan dan pencegahan kecurangan

5.      Perbedaan Audit Manajemen dan Audit Keuangan

		AUDIT MANAJEMEN	AUDIT KEUANGAN
1	Karakterstik	Menemukan penyebab kelemahan, menganalisis akibat, menenttukan perbaikan    program/aktivitas perusahaan.	Audit data akuntansi, proses pencatatan dan laporan akuntansi
2	Keluasan audit	Keseluruhan aspek manajemen baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif	Cenderung ke aspek data keuangan (finansial)
3	Tujuan Audit	Menemukan berbagai kelemahan dalam operasional perusahaan selanjutnya dilakukan perbaikan à penghematan, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan.	Mendapatkan keyakinan bahwa laporan keuangan yang disajikan telah sesuai dengan PABU (GAAP) à lap. Dapat digunakan  untuk pemakai laporan keuangan
4	Ruang Lingkup	Keseluruhan fungsi manajemen dan unit terkait, mencapai seluruh aktivitas/program. Keluasan audit bergantung pada pengendalian manajemen perusahaan.	Data akuntansi dan proses penyajian laporan yang disajikan manajemen. Keluasan audit bergantung pada efektivitas pengendalian internal perusahaan.
5	Dasar Yuridis	Berdasar kepedulian manajemen untuk memperbaiki program.	Keharusan menyampailan laporan keuangan yang telah diaudit (akuntan publik).
6	Pelaksana audit	Audit Internal maupun eksternal à objektivitasnya?	Audit independen (Audit eksternal). à  objektivitas ?
7	Frekuensi Audit	Tidak ada ketentuan à kepedulian manajemen mencapai efektivitas dan efisien program.	Bersifat reguler, rutin à penerbitan LK
8	Orientasi hasil Audit	Audit à perbaikan kinerja masa datang à anticipatory audit	Audit à Data keuangan yang bersifat historisà penilaian kinerja masa lalu
9	Bentuk laporan	Komrehensip : kesimpulan audit, kesimpulan penting à rekomendasi à belum ada standar baku à laporan tergantung dari kemampuan auditor	Memiliki standar baku à Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) à laporan bentuk pendek yang menyertai laporan keuangan hasil audit
10	Pengguna laporan	Pihak internal	Pihak ekstern à pemegang saham, investor potensial, kreditor, pemerintah

6.      Tahap-tahap Audit

Tahap	Tujuan
Audit Pendahuluan	1.      Informasi latar belakang objek 2.      Penelaahan peraturan, ketentuan dan kebijakan 3.      Penemuan objec yang memiliki potensial kelemahan 4.      Menentukan audit sementara (tetantive audit objectif)
Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen	§  Menilai efektivitas pengendalian manajemen §  Memahami pengendalian yang berlaku §  Mengetahui potensi kelemahan aktivitas §  Mendukung audit sementara dan menjadikannya audit yang sesungguhnya (definitive audit objektif).
Audit terinci	§  Pengumpulan bukti yang cukup, relevan dan kompeten §  Pengembangan temuan à keterkaitan temuan satu dengan temuan yang lain à disajikan dalam kertas kerja audit (KKA) sebagai pendukung kesimpulan dan rekomendasi yang dibuat
Pelaporan	§  Mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi à pihak yang berkepentingan à laporan komprehensif à menyajikan temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi.
Tindak lanjut	§  Mendorong pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbankan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.

5.      Ekonomisasi, Efisiensi, dan Efektivitas

Meskipun terdapat perbedaan definisi mengenai management audit pada inti terdapat kesamaan tujuan yaitu utk mengevaluasi efisiensi efektifitas dan ekonomisasi organisasi. Efisiensi adl ukuran dari hubungan antara masukan dan keluaran efektifitas adl ukuran dari keluaran dan ekonomisasi merupakan ukuran masukan. Berikut adl beberapa definisi lain mengenai efisiensi efektivitas dan ekonomisasi menurut beberapa pakar.

Tunggal (2003:12) mengutip definisi efisiensi efektifitas dan ekonomisasi dari Gerald Vinten sebagai berikut :

1.      Economy-doing things cheap

2.      Efficiency-doing things right

3.      Effectiveness-doing the right things

Daft (2003:9) mengatakan bahwa efektivitas adl the degree to which the organization achieves a stated goal dan efisiensi merupakan the use of minimal resources raw materials money and people to produce a desired volume of output. Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa efektivitas adl tingkat pencapaian organisasi atas sasaran yg ditetapkan dan efisiensi adl penggunaan sumberdaya bahan baku uang dan manusia secara minimal utk menghasilkan output sebanyak yg diharapkan.

Menurut Hans Kartiadi yg dikutip oleh Agoes (1996:180) pengertian efektifitas ekonomisasi dan efisiensi dapat diuraikan sebagai berikut:

1.      Efektifitas berarti produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuan baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja kuantitas hasil kerja maupun batas waktu yg ditargetkan.

2.      Ekonomisasi atau kehematan berarti cara penggunaan sesuatu barang (hal) secara berhati-hati dan bijak agar diperoleh hasil yg terbaik.

3.      Efisiensi berarti bertindak dgn cara yg dapat meminamilisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.

Berkaitan dgn kebutuhan akan pengukuran efektifitas manajemen berikut adl pendapat Paton dan Littleton yg dikutip oleh Burrowes dan Persson (2000:87) sebagai berikut:
Accounting exists primarily as a means of computing residuum a balance the difference between costs (as efforts) and revenues (as accomplishments) for individual enterprises. This difference reflects managerial effectiveness and is of particular significance to those who furnish the capital and take the ultimate responsibility.

Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti  bahwa keberadaan akuntansi yg utama adl sebagai alat utk menghitung residu saldo selisih antara beban (sebagai usaha) dan pendapatan (sebagai pencapaian) utk perusahaan perseorangan. Selisih tersebut merefleksikan efektifitas manajemen dan merupakan hal yg penting khusus bagi mereka yg menyediakan modal dan memegang tanggung jawab  utama.

6.      Ruang Lingkup Audit Manajemen

Sesuai dengan tujuannya, audit manajemen dilaksanakan untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi,pengelolaan sumber daya, serta efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit manajemen diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik funsi manajerial (perencanaan, penorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsi fungsi bisnis perusahaan secara keselurahan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

a.       Audit Manajemen pada Fungsi Pemasaran

Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai bagaimana setiap program/aktivitas pemasaran yang dilakukan mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisien. Beberapa ruang lingkup audit manajemen pemasaran meliputi :

a.       Lingkup Pemasaran

b.      Strategi Pemasaran

c.       Organisasi Pemasaran

d.      Produktivitas Pemasaran

e.       Fungsi Pemasaran

b.      Audit Manajemen pada Fungsi Produksi dan Operasi

Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan berbagai aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam operasi perusahaan. Di samping itu, audit pada fungsi ini juga ditujukan untuk menilai ekonomisasi dan efisiensi pengelolaan sumber daya dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Ruang lingkup audit ini meliputi :

a.       Perencanaan produksi

b.      Pengendalian kualitas (quality control)

c.       Produktivitas dan efisiensi

d.      Metode dan standar kerja

e.       Pemeliharaan peralatan

f.       Organisasi manajemen produksi dan operasi

g.      Plant and layout

c.       Audit Manajemen pada Fungsi Sumber Daya Manusia

Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara hemat, efisien, dan efektif. Ruang lingkup ini mencakup :

a.       Perencanaan tenaga kerja

b.      Penerimaan karyawan

c.       Seleksi

d.      Orientasi dan penempatan

e.       Pelatihan dan pengembangan

f.       Penilaian kerja

g.      Pengembangan karir

h.      Sistem imbalan dan kompensasi

i.        Perlindungan karyawan

j.        Hubungan karyawan

k.      PHK

d.      Audit Manajemen pada Fungi Sistem Informasi

Audit manajemen pada fungsi system informasi menekankan pada penilaian terhadap keandalan system informasi yang dimiliki perusahaan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan secara akurat dan tepat waktu. Dengan berkembangnya teknologi saat ini, sebagian besar audit manajemen pada fungsi ini diarahkan untuk audit system informasi yang berbasis computer (electronic data processing-EDP). Ruang lingkup audit ini meliputi :

a.       Dukungan satuan pengolah data

b.      Perencanaan pengolahan data

c.       Organisasi pengolahan data

d.      Pengendalian pengolahan data

7.      Audit Manajemen Lingkungan

Tujuan utama audit manajemen pada fungsi ini adalah untuk menilai sejauh mana perusahaan telah melaksanakan tanggung jawab lingkungannya. Tujuan audit ini mencakup baik tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan internalnya maupun tanggung jawab lingkungan eksternal.

8.      Audit Sistem Manajemen Kualitas

Audit system kepastian kualitas bertujuan untuk menilai apakah system kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan telah mampu memandu proses operasi perusahaan untuk dapat mencapai kualitas produk sesuai dengan standart yang ditetapkan.

9.      Audit Manajemen Bidang Perpajakan

Audit perpajakan (Tax Preview) dapat membantu wajib pajak dengan melakukan penilaian terhadap pengelolaan fungsi perpajakan untuk menentukan:

a.       Apakah setiap transaksi mengandung unsur perpajakan telah dikelola dengan baik. Dapat meminimalkan kewajiban perpajakan perusahaan (memaksimalkan deductable expense)

b.      Apakah pengelolaan fungsi perpajakan telah dilakukan dengan baik dan tidak melanggar aturan serta ketentuan perpajakan yang berlaku.

c.       Apakah penyelesaian kewajiban perpajakan perusahaan (pembayaran dan pelaporan) telah dilakukan dengan tepat waktu.

Pelaksanaan Audit perpajakan dapat membantu perusahaan dalam mengelola kewajiban perpajakannya dengan efektif dan efisien,sehingga perusahaan dapat meminimalkan kewajiban perpajakannya tanpa melanggar aturan dan ketentuan perpajakan yang berlaku.