Pengaruh CBIS Terhadap Aktivitas Pengendalian Internasional
- Otorisasi Transaksi
Prosedur ini merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otorisasi yang telah ditentukan. Misalnya dalam sistem pembelian manual, pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk ketika tingkat persediaan mencapai titik pemesanan kembali memerlukan otorisasi. Dalam hal ini manajemen dan auditor harus mengamati para karyawan yang terlibat dan memeriksa pekerjaan mereka.
Dalam CBIS transaksi sering kali diatur oleh peraturan yang sudah terprogram dalam komputer. Misal dalam program sistem pembelian akan menentukan kapan, berapa banyak, dan siapa pembeli dapat dilakukan secara otomatis tanpa melibatkan manusia. Namun hal seperti itu terkadang berbeda dengan keinginan pihak manajemen. Kegagalan pengendalian dapat terjadi tanpa diketahui karena pihak manajemen tidak mengawasi. Tanggung Jawab untuk mewujudkan penaturan transaksi yang tepat terletak pada ketapan dan integritas program komputer yang melakukan tugas tersebut.
- Pemisahan Tugas
Dalam sistem manual, Pemisaha tugas-tugas merupakan hal yang penting dalam pengendalian, terutama yang bertentangan dalam proses transaksi. Para individu diberi tanggung jawab hanya melakukan aspek-aspek terbatas dari transaksi untuk mewujudkan 3 tujuan pengendalian yaitu :
1.Otorisasi trnsaksi harus terpisah dari pemrosesan transaksi
2.Tanggung jawab penyimpanan aktiva harus terpisah dari tanggung jawab pencatatan
3.Organisasi harus terstruktur agar penipuan hanya bisa terjadi jika ada kolusi antara dua individu atau lebih dengan tanggun jawab yang tidak saling sesuai.
Dalam sistem CBIS , sebuah program komputer melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual. Misalkan pemisahan tugasnya. Dalam CBIS sebuah program komputer dapat mengatur pembelian, proses pesanan pembelian, dan record untuk utang usaha. Ketika faktur pemasok tiba, sebuah program akan merekonsiliasikan ke pesanan pembelian, menentukan jumlah yang dibayar, dan mencetak sebuah cek pembayaran untuk utang. Fungsi-fungsi CBIS yang harus cukup terpisah adalah aktivitas pengembangan program, operasi program, dan pemeliharaan program.
Gambar Pemecahan Masalah dengan CBIS sistemGambar 1-1
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
þ Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
þ Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
þ Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
þ Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
þ Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).
- Pengawasan
Pengawasan sering kali digunakan sebagai pengendali pendukungdalam situasi-situasi, dimana pemisahan tugas yang memadai tidak memungkinkan karena alasan-alasan ekonomis atau praktis. Yang mendasari pengendalian pengawasan adalah karyawan yang kompeten, mempunyai tanggung jawab atas pekerjaannya serta jujur dan dapat dipercaya. Dalam lingkungan manual berbeda dengan lingkungan CBIS, dalam lingkungan manual pengawasannya dapat dilakukan secara langsung karena manjer dan karyawan berada pada lokasi fisik yang sama. Dalam lingkungan CBIS pengendalian pengawasannya harus lebih besar karena 3 Alasan :
1.Perekrutan karyawan yang kompeten, tugas untuk merekrut karyawan diperumit karena cepatnya perubahan teknologi, sehingga menghalangi manajemen untuk menilai kompetisipara calon karyawan. Karena karyawan harus memiliki keahlian yang khusus. Dapat mendesain, memprogram, memelihara dan mengoperasikan CBIS perusahaan.
2. Perhatian pihak manajenen atas dapat dipercayanya terhadap karyawan yang dipekerjakan di wilayah yang beresiko tinggi.
3. Aktivitas karyawan yang terlibat dalam pemrosesan data sering luput dari pengawasan langsung pihak manajemen, sehingga pihak manajemen tidak mampu mengawasi para karyawan secara memadai dalam lingkungan CBIS.
- Catatan Akuntansi
Dalam lingkungan manual, catatan akuntansinya dicatat dalam bentuk dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.Digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada diposisi terakhir.
Dalam lingkungan CBIS dokumen dan jejak audit memiliki bentuk yang berbeda dan dokumen sumber fisik tidak digunakan. Dokumen sumber dan akun buku besar disimpan secara magnetis diberbagai alat penyimpanan besar, ayat jurnal atau catatan transaksi yang sesuai, sering dipisahkan dan disimpan dalam fle basis data yang dinormalisasi.Untuk memenuhi tanggung jawabnya, pihak manajemen perusahaan, akuntan, dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dari sistem manajemen data yang digunakan.
- Pengendalian Akses
Aktiva perusahaan memiliki akses-akses yang terkendali, karena bila tidak dapat mengakibatkan aktiva perusahaan berada dalam posisi yang tidak terkendali dari kegelapan, penggunaan yang ilegal, pencurian, dan perusakan.
Dalam CBIS catatan akuntansi lebih terpusat dalam pemrosesan data atau perangkat penyimpanan masal. Pengendalian akses yang unik dalam lingkungan CBIS adalah pengendalian akses ke program komputer. Selama tahap pengembangan, aplikasi-aplikasi komputer menjalani pemeriksaan dan pengujian untuk kemungkinan terjadinya kesalahan logis. Namun dalam tahap pemeliharaan kesalaan dan penipuan lebih sering terjadi pengendalian akses dalam sebuah lingkungan CBIS mencakup banyak tingkat ekspour. Pengendalian akses dalam lingkungan CBIS menckup banyak tingkat ekspour, diantaranya adalah teknik yang didesain untuk membatasi otoritas akses personel, membatasi akses ke program komputer, memberikan keamanan fisik bagi pusat pemrosesan data, memastikan adanya pendukung yang memadai bagi file data, dan menyediakan kapabilitas pemulihan ketika terjadi bencana. Hal yang mendasari semua teknik pengendalian akses adalah kebutuhan untuk menggunakannya, para individu harus diberikan akses data, program, dan wilayah terbatas hanya setelah mereka menunjukkan bahwa memang ada kebutuhan untuk itu yang berkaitan dengan tugas yan dibebankan kepada mereka dan semua itu tidak boleh dilanggar.
- VERIFIKASI INDEPENDEN
Prosedur verifikasi adalah pemeriksaan indepen den terhadap sistem skuntansi untuk mengidentifikasikesalahan dan penafsiran. Melalui verifikasi ini pihak manajemen dapat menilai kinerja individual, integritas sistem pemrosesan transaksi, kebenaran data yang terdapat dalam catatan akuntansi. Contoh- Contoh verifikasi independen:
· Rekonsiliasi total batch pada titik-titik waktu tertentu secara berkala selama pemrosesan transaksi.
· Perbandingan aktiva fisik dengan catatan akuntansi
· Rekonsiliasi akun-akun buku besar pembantu dengan akun-akun pengendali
· Pemeriksaan oleh pihak manajemen pada laporan yang merangkum aktivitas bisnis
· Audit yang dilakukan secara berkala oleh auditor independen internal dan eksternal.
Verifukasi ini dibutuhkan dalam lingkungan manual karena kadang-kadang para kayawan membuat kesalahan atau lupa melakuakn pekerjaan yang harus dilakukannya. Tetapi dalam lingkungan CBIS para akuntan dan auditor melakukannya dengan mengevaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan pemeliharaan sistem.
0 komentar:
Posting Komentar