Langkah - Langkah Audit manajemen

Audit pendahuluan dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang objek audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan pelaksanaan audit ini, antara lain:

1.      Pemahaman auditor terhadap Objek Audit

Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan.

Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi, serta risiko bawaannya. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen:

a)      perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control.

b)      Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan selama audit pendahuluan.

c)      Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas,

Auditor membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya terhadap objek audit termasuk indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki menjadi dasar dalam membuat kesimpulan tersebut berbagai temuan yang diperoleh pada tahap ini terutama indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, digunakan sebagai dasar sementara untuk menentukan tujuan, ruang lingkup, tujuan audit dan penentuan kriteria serta bukti-bukti yang diperlukan.

Auditor harus mengomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan secara tertulis, dengan meminta tanggapan pemberi tugas audit tentang hal-hal berikut:

a)      Informasi yang mendukung tujuan audit.

b)      Informasi yang mengarahkan ruang lingkup audit.

c)      Informasi yang mengarah pada tujuan audit

2.      Penentuan Tujuan Audit

Auditor harus merumuskan tujuan audit yang lebih rinci. Beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit manajemen termasuk di antaranya:

a)      Terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan.

b)      Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.

c)       Adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d)      Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya

e)      Adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijaksanaan perusahaan.

f)        Sistem informasi dan pelaporan kurang baik.

Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:

a.       Mengindentifikasi tujuan yang ada, mungkin mempunyai arti penting pada pemberi tugas.

b.       Mempertimbangkan tujuan audit yang telah ditetapkan pada masa sebelumnya.

c.        Membahas dengan pemberi tugas dan pengelola objek audit.

Jika auditor memiliki wewenang yang besar harus memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko dalam audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk/indikasi tentang bidang-bidang yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor harus memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:

a.       Sasaran dapat memungkinkan untuk diaudit.

b.       Sumber daya cukup tersedia untuk melaksanakan audit.

c.        Waktu pelaksanaan yang tersedia cukup untuk audit.

Faktor-faktor ini memberikan gambaran kepada auditor tentang apakah audit dapat dilaksanakan dan dapat terselesaikan dalam waktu yang ditentukan. Auditor harus membedakan tujuan, sasaran dan standar. Dalam menentukan tujuan audit, auditor harus lebih menekankan pada aktivitas yang memerlukan perbaikan.

Beberapa hal berikut ini mengandung risiko kegagalan tinggi terhadap keberhasilan pencapaian tujuan audit yang harus diperhatikan auditor:

a.       Tujuan objek audit yang beraneka ragam dan tidak konsisten.

b.      Tujuan objek audit yang kurang jelas.

c.       Kegiatan objek audit yang rumit dan kompleks

d.      Pengendalian yang lemah

e.        Perubahan-perubahan yang tidak terencana dan perputaran karyawan yang tinggi

f.       Perubahan lingkungan objek audit.

Hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang mempengaruhi penentuan tujuan audit, harus dikomunikasikan kepada pemberi tugas audit untuk
mendapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.

3.      Penentuan Ruang lingkup dan Tujuan Audit

Ruang lingkup audit menunjukkan luas (area) dari tujuan audit. Di samping itu, penentuan ruang lingkup audit harus mengacu pada tujuan audit yang telah ditetapkan.

Ruang lingkup audit manajemen terdiri atas :

a)      Bidang Keuangan

b)      Ketaatan kepada peraturan dan kebijakan perusahaan

c)      Ekonomisasi

d)     Efisiensi

e)      Efektivitas

Tujuan audit adalah target yang akan diaudit. Dalam target ini terkandung pertanyaan auditor yang jawabannya akan diperoleh melalui proses dan kesimpulan hasil audit. Elemen-elemen penting dalam setiap tujuan audit:

a.       Kriteria

b.      Penyebab

c.       Akibat (effect)

4.      Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit

Penelaahan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit, sehingga  auditor dapat memahami batas-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya

5.      Pengembangan Kriteria Awal dalam audit

Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:

a.       Tujuan dari kegiatan yang diaudit

b.      Pendekatan audit

c.       Aktivitas tujuan audit

Karakteristik kriteria yang baik antara lain:

a.       Realistis

b.      Dapat dipercaya

c.       Bebas dari pengaruh kelemahan manusia

d.      Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.

e.        Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.

f.        Dapat dibandingkan

g.      Diterima semua pihak

h.      Lengkap

i.        Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.

Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :

a.       Undang-undang (peraturan) yang berlaku

b.      Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit

c.       Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum

d.      Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis

e.       Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis

6.      Kesimpulan Hasil audit

Kesimpulan ini menjadi dasar dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam tahapan audit selanjutnya. Data yang dikumpulkan dapat mengindentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.

Pada tahap ini pula auditor seharusnya sudah menetapkan tujuan audit walaupun masih bersifat sementara. Kesimpulan hasil audit pendahuluan memuat tentang hal-hal sebagai berikut :

a)      Daftar bidang/kegiatan yang mengandung kelemahan, yang akan dijadikan tujuan audit pada tahap audit selanjutnya.

b)      Alasan mengapa bidang/kegiatan tersebut memerlukan audit lanjutan

c)      Temuan-temuan sementara yang diperoleh berkaitan dengan bidang/kegiatan yang termasuk dalam daftar bidang/kegiatan yang masih mengandung kelemahan, berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

d)     Rekomendasi sementara yang diajukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.

e)      Tindakan-tindakan perbaikan yang sudah dilakukan objek audit berdasarkan rekomendasi sementara yang diberikan auditor sebelumnya.

f)        Bukti-bukti yang diperoleh pada audit selanjutnya berkaitan dengan tujuan audit sementara yang telah ditetapkan.

Jika audit pendahuluan memberi keyakinan adanya system, control, pengawasan, dan manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan, mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkan secara informal ke manajemen.

REVIEW TERHADAP PENGENDALIAN MANAJEMEN

Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan proses yang berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam audit SDM, auditor harus memahami hal ini terutama yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. Beberapa hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain: 

1.      Pernyataan Tujuan

Tujuan suatu perusahaan harus dinyatakan dengan jelas dan disosialisasikan ke berbagai tingkatan manajemen untuk dipahami. Dalam melakukan penelaahan terhadap system pengendalian manajemen perusahaan, auditor harus memahami dengan baik tujuan perusahaan.

2.      Rencana Perusahaan

Rencana harus disusun untuk mencapai sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang biasanya juga diikuti dengan penentuan strategi untuk mengimplementasikannya.

3.      Kualitas dan Kuantitas SDM yang memadai

Pelaksanaan audit SDM pada dasarnya adalah untuk memastikan apakah kebutuhan potensial SDM bagi perusahaan (baik kuantitas maupun kualitas) telah terpenuhi secara ekonomis, efektif dan efisien.

Ruang lingkup audit SDM dibagi ke dalam tiga kelompok, sesuai dengan administrasi aset tetap pada umumnya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian pengguna sebagai berikut:

a.       Rekrutmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan.

b.      Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM setelah ada di perusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

c.       Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan.

4.      Kebijakan dan Praktik yang Sehat

Untuk mendukung praktik yang sehat, berbagai kebijakan yang dibuat perusahaan harus dikomunikasikan kepada seluruh pihak yang berkepentingan agar terjadi komunikasi timbal balik antar kedua kelompok kepentingan utama yaitu pihak perusahaan yang diwakili oleh manajemen (direksi) dan karyawan.

5.      Sistem penelaahan yang efektif pada setiap aktivitas untuk memperoleh keyakinan bahwa kebijakan dan praktik yang sehat telah dilaksanakan dengan baik.

Sistem review menyangkut bagaimana pihak-pihak yang berwenang melakukan review terhadap berbagai aktivitas/kegiatan yang dilakukan. Elemen sistem review yang baik, pelaksanaan supervisi harus dilaksanakan secarai memadai.

AUDIT LANJUTAN

Dari temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan melakukan pengelompokan terhadap temuan tersebut ke dalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab dan akibat. Auditor harus mampu mengungkap lebih lanjut dan menganalisis semua informasi yang berkaitan dengan tujuan audit, dan akhirnya dapat disusun suatu simpulan audit dan dibuat rekomendasi yang dapat diterima oleh objek audit.

Langkah – langkah audit pada tahap ini meliputi:

1.      Mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek audit

2.      Memperoleh bukti – bukti yang relevan, material, dan komponen

Bukti harus mempunyai hubungan dengan criteria audit : Relevan, Material, Kompeten, Cukup    

3.      Membuat ringkasan dalam pengelompokan bukti

Bukti-bukti yang telah diperoleh dalam audit kemudian diringkas dan dikelompokkan sesuai dengan elemen tujuan audit meliputi: criteria, penyebab, dan akibat.

4.   Menyusun kesimpulan atas dasar ringkasan bukti yang telah diperoleh dan mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara kondisi dan kritera cukup penting dan material.

PELAPORAN

Bagian akhir dari proses audit manajemen adalah pelaporan hasil audit. Ada dua cara penyajian laporan audit manajemen, yaitu :

1.      Cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang diperoleh selama tahapan-tahapan audit.

2.      Cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pengguna laporan hasil audit ini.

Laporan memuat kesimpulan audit tentang elemen-elemen atas tujuan audit dan rekomendasi yang diberikan untuk memperbaiki berbagai kekurangan yang terjadi serta rencana tindak lanjut dalam mengaplikasikan rekomendasi tersebut. Tindak Lanjut Implementasi tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan auditor merupakan bentuk komitmen manajemen dalam meningkatkan proses dan kinerja perusahaan atas beberapa kelemahan/kekurangan yang masih terjadi. Auditor tidak memiliki kewenangan memaksa dan menuntut manajemen untuk melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan, tetapi lebih menempatkan diri sebagai supervisor atas rencana, pelaksanaan, dan pengendalian tindak lanjut yang dilakukan. Rekomendasi seharusnya merupakan hasil diskusi dan rumusan bersama antara manajemen dan auditor, dan juga harus menyajikan analisis dan manfaat yang diperoleh perusahaan jika rekomendasi tersebut dilaksanakan, serta kerugian yang mungkin terjadi jika rekomendasi tidak dilaksanakan karena tidak ada tindakan perbaikan yang dilakukan perusahaan.