Audit Pembelian

PEMBAHASAN

Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.

Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka.
Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya” dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.

Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal – hal yang perlu diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian.

1.      Organisasi

Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan.

2.      Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian

Perusahaan – perusahaan besar yang mempunyai bebrapa unit operasi sering kali mmempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentraisasi). Hanya ada satu  bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.

Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah :

a.       Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.

b.      Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.

c.       Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.

d.      Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar.

e.       Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya mudah.

Kerugian dari system Sentralisasi :

a.       Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (specialist), mengenai semua barang yang harus dibeli lebih – lebih barang tersebut banyak jenisnya.

b.      Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang dilayaninya.

3.      Kewenangan Pembelian

Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing – masing.

4.      Pembelian – pembelian Darurat

Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.

5.      Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan

Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.

6.      Kemampuan Analisis dalam Pembelian

Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya dengan sebaik – baiknyadan memberikan keuntungan maksimal bagi kepentngan perusahaan.

7.      Godaan Rekanan

Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak perusahaan.

A.                                                              Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

Langkah – langkah kegiatan pembelian meliputi :

1.      Penentuan kebutuhan.

Aspek – aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang lyak dan dikomuniksikan secara tepat kepad abegian pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada :

a.       Jadwal Produksi

b.      Sistem Persediaan minimum/maksimum

c.       Sistem Just In Time

d.      Proyek – proek perusahaan

e.       Rencana Kebutuhan Operasional lainnya

f.       Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan

g.      Prosedur penentuan Kebutuhan

2.      Otorisasi Pembelian

Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan – pertimbangan yang dimaksud antara lain didasrakan factor – factor sebagai berikut :

a.       Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?

b.      Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli?

c.       Apakah pembelian bisa dilakukan?

d.      Apakah anggaranya mengizinkan?

e.       Apakah konsekuensi – konskuensi keuangan?

Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.

3.      Pelaksanaan Pembelian

Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus mempertimbangkan :

a.       Luasnya Usaha pencarian rekanan

b.      Luasnya kontak langganan dengan rekanan

c.       Kendala masing – masing rekanan

d.      Penawaran yang diajukan rekanan

e.       Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

4.      Tindak Lanjut

Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya.

5.      Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.

6.      Penyelesaian Keuangan

Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan – potongan pembelian.

B.                                                               Program Pemeriksaan Keiatan Pembelian

1.      Pemeriksaan Pengelolaan Resiko

2.      Pemeriksaan Pengendalian

Ø  Penentuan Kebutuhan

1)      Tujuan Pemeriksaan, meliputi :

a.    Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/ jasa.

b.   Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.

c.    Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenag.

2)      Langkah – langkah kerja

a.    Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.

b.   Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.

c.    Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.

d.   Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan.

e.    Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode  dan prosedur yang berlaku.

Ø  Otorisasi Pembelian

1)      Tujuan Pemeriksaan

a.    Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.

b.   Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

2)      Langkah – langkah kerja

a.          Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :

1.      Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.

2.      Persetujuan.

3.      Formulir apa yang akan digunakan.

b.               Periksa dan lakukan penilaian mengenai :

1.      Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.

2.      Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.

Ø  Pelaksanaan Pembelian

1)      Tujuan Pemeriksaan

a.     Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya.

b.   Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.

c.     Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian.

2)      Langakah – langkan kerja

a.     Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.

b.   Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau Surat perjanjian kontrak.

c.     Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.

d.   Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.

e.     Pastiak bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku.

Ø  Tindak Lanjut Proses Pembelian

1)      Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah tedapat langkah – langkah untuk memastikan agar produk – produk yang dipesan benar – benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian.

2)      Langkah – langkah kerja

a.     Meminta dokumen – dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang – barang yang dipesan.

b.   Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau pesanan pembelian.

c.     Meneliti apakah dilakukanlangkah – langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang – barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual.

Ø  Penerimaan Barang

1)      Tujuan Pemeriksaan

a.         Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.

b.      Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.

2)      Langkah – langkah kerja

a.     Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.

b.   Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barang

c.     Melakukan pengujian terhadap sebagian barang – barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.

d.   Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan.

Ø  Penyelesaian Keuangan

1)      Tujuan Pemeriksaan

a.     Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah – langkah pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.

b.   Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan.

2)      Langkah – langkah kerja

a.     Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data peneimaan barang.

b.   Meneliti mengenai potongan – potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.

c.     Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak.

C.           Pemeriksaan Substansi

Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.

Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya.

Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.

1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.

2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.